手続き前に知っておきたい
解約予告の落とし穴
「現在の管理会社に不満があるけれど、変更の手続きが面倒そう」「入居者に迷惑がかかるのでは？」と、
乗り換えを躊躇されているオーナー様は少なくありません。
しかし、実際の管理会社変更の手続きは、ポイントを押さえれば非常にシンプルです。
大切なのは、現在の管理委託契約の解約ルールを確認し、新しい管理会社と二人三脚で引き継ぎを進めることです。
大阪市周辺で多くの管理会社変更をサポートしてきたエスタス管財が、トラブルを防ぎ、
オーナー様の負担を最小限に抑える「正しい手続きの手順」を詳しく解説します。
オーナーさまの抱える
管理会社変更の不安とは？
これから賃貸マンションの管理会社を変更したいというオーナーさまはぜひ確認していただきたいです。
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01
現在の管理会社との
引き継ぎがうまくいくか不安現在の管理会社さまと締結されている契約書の内容を確認したうえで、適切な解約時期を決定していただきます。
解約時期が確定しましたら、そのスケジュールに沿って現在の管理会社さまと引き継ぎを開始し、管理内容に抜け漏れが生じないよう進めてまいります。 -
02
トラブルや責任の所在が
不明確にならないか不安引き継ぎにあたっては、契約関係書類、入居者情報、修繕履歴、未解決事項などを整理し、管理内容に抜け漏れが生じないよう一つひとつ確認しながら進めていきます。
また、入居者さまへのご案内についても事前に内容を整え、管理会社変更による不安や混乱が生じないよう配慮します。 -
03
入居者に迷惑を
かけることがないか不安管理会社変更後も入居者さまの生活に支障が生じないよう、対応窓口や連絡方法を明確にしたうえで、丁寧な対応を行います。
入居者対応においては、事実確認と契約内容に基づいた説明を徹底し、管理会社変更による不安や不満が生じないよう努めてまいります。
管理会社変更の手続きに
必要となる書類リスト
スムーズな引き継ぎと管理の空白期間をなくすためには、現管理会社から以下の書類を確実に回収し、新しい管理会社へ渡す必要があります。
不足があると入居者対応に支障をきたす恐れがあるため、入念な確認が不可欠です。
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賃貸借契約書
入居者さまとの契約条件を記した重要な書類です。管理内容や対応範囲を正確に把握し、円滑な引き継ぎを行うため、契約中の賃貸借契約書は現在の管理会社から引き継ぎを行います。
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火災保険・保証会社契約書類
入居者さまが加入している火災保険や保証会社の契約内容を確認するための書類です。事故やトラブル発生時の対応可否や手続き方法を把握するため、契約内容・契約期間・連絡先等を現在の管理会社から引き継ぎます。
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未解決事項の記録
現在対応中のクレームや修繕、継続対応が必要な案件を把握するための記録です。管理会社変更により対応が滞ることのないよう、進捗状況や対応履歴を含めて引き継ぎを行います。
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建物図面
建物の構造や設備配置を把握するために必要な資料です。修繕対応や設備トラブル時に迅速な判断ができるよう、現在の管理会社が保管している資料は引き継ぎます。
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修繕履歴・点検報告書
これまでに実施した修繕内容や、定期点検の結果を確認するための書類です。
過去の対応経緯を把握し、同様の不具合の再発防止のための予防保全提案につなげます。 -
鍵（共用部・専有部）
共用部および専有部の管理に必要となる鍵です。日常管理や緊急時対応に支障が出ないよう、本数を確認したうえで引き継ぎを行います。
手続きにおける
トラブル事例と回避策
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現在の管理会社の
担当者との連絡が取れない
現在の管理会社さまが人員不足等により業務に追われている場合、連絡が取りづらくなり、引き継ぎが思うように進まないケースがあります。
当社では、定期的かつ継続的に連絡を行い、期日を設定したうえで引き継ぎを依頼し、進捗状況を確認しながら引き継ぎが滞らないよう対応します。 -
依頼している資料が
揃わない場合があります
引き継ぎに必要な契約書類や修繕履歴などの資料が、すぐに揃わないケースがあります。
当社では、必要資料を事前に整理し優先順位をつけたうえで依頼し、管理開始に最低限必要な情報から段階的に引き継ぎを進めることで、管理業務に支障が出ないよう対応します。 -
家賃確認や送金などの
連携が取りにくい
管理会社変更に伴い、入居者が誤って変更前の管理会社へ家賃を振り込んでしまうケースがあります。その場合、変更前の管理会社へ家賃の入金確認やオーナー様への送金に関する連携を依頼しますが、先方の対応状況によっては連絡が取りづらく、対応に時間を要することがあります。当社では、オーナー様へ状況を適宜ご報告しながら、変更前の管理会社と連携を図り、家賃の確認および送金が円滑に行われるよう支援いたします。
エスタス管財が選ばれる理由
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煩雑な手続きを丸ごと代行
オーナー様が最も懸念される「旧管理会社との交渉」や「膨大な書類の引き継ぎ」を、エスタス管財が強力にバックアップします。私たちはプロの視点で必要な情報を精査し、漏れのない引き継ぎを完遂します。
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入居者への丁寧なフォロー
管理会社変更において最もデリケートなのが「入居者様への告知」です。エスタス管財では、「変わることで入居者様にどんなメリットがあるのか」をポジティブに伝える案内を徹底しています。
管理会社の変更先を選ぶコツ
新しく管理委託契約を結ぶ会社を選ぶ際には、下記のコツを選ぶと良いでしょう。
- 01オーナーとの連携を
密にし
不満聴取・改善・提案 - 02物件管理の
質の見直し・改善 - 03しっかり空室率改善へ
の取り組みをしてる - 04費用の見直しと
付加価値ある
サービスの提供 - 05入居者からの物件管理へ
の不満聴取・改善
不動産オーナーとの連携がまめで、管理業務に何か不満があればすぐにヒアリングして、改善を行ってくれるフットワークの良さを重視します。さらに改善に加えて、「こうしたらどうか」と提案してくれる会社のほうがベターです。
このような会社は管理クオリティも高いことが多く、万が一問題があってもすぐに改善してくれるという安心感があります。もちろん、空室率改善に力を入れているかどうかについては、必ずチェックするようにしましょう。空室率を減らすための具体的な取り組みや施策は、管理会社選定の重要なポイントとなりますので、時間をかけて確認するべきです。
さらに、管理業務にかかるコストも軽視できません。ただし、「安かろう悪かろう」では意味がありませんので、コストは若干高めでも、それに見合う付加価値あるサービスを提供してくれる会社を選ぶようにしてください。
また、オーナー側のみならず、入居者に対しても積極的にコンタクトを取ってくれる会社であれば、物件管理への不満にもすぐに気づくことができ、結果として長く住んでもらえることになるためメリットが大きいです。今はスマホアプリ等を利用して、効率的に入居者の声を拾い上げてくれることを売りにしている会社もありますので、ITツールに明るいかどうかについてもぜひチェックしてみましょう。
賃貸管理会社の変更手順
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STEP01
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管理委託契約書を確認
まずは、現在の管理会社と締結している「管理委託契約書」の内容に解約予告が設定されているかを確認しましょう。解約予告を3ヶ月前にするなど決まっている可能性があります。中途解約について定められている場合には「管理委託契約書」の内容に従う必要があります。
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STEP02
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管理会社を探す
管理会社を変更する目的を明確にして次の管理会社を探すことで、オーナーさまの希望に合う会社かどうかをイメージしやすくなります。ただし、ご自身で資料などで調べるだけでなく、管理会社から話を聞いて検討することをおすすめします。
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STEP03
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解約通知をする
新しい管理会社が見つかったら、現在の管理会社に解約通知をしましょう。 解約の手続き方法は、管理委託契約の内容や現在の管理会社の方法に従って進める必要があるため、「管理委託契約書」の内容を今一度確認しましょう。
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STEP04
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管理委託契約締結・引継ぎ
現在の管理会社との管理委託契約の解約通知が終われば、新しい管理会社と管理委託契約を締結します。 その後、現在の管理会社が預かっている敷金や賃貸借契約に関する書類など、新旧管理会社で引継ぎへと進みます。 スムーズに引継ぎが行われるように現在の管理会社に働きかけましょう。
当社での管理は長いお付き合いを前提としているため、無理な営業は一切しておりません。
空室、管理会社の不満、リフォームについて不動産経営でお困りのことがあればお問合せください。
賃貸管理会社の変更を
お考えのオーナーさまへ
最適な賃貸管理会社を見つけるためには、まずオーナーさまが「賃貸管理会社に求めていること」を明確にすることが大切です。
管理会社によって、行っている管理業務や提案方法などが異なるので、求めていることが明確でないと、また失敗したと感じてしまう可能性があります。
エスタス管財では、不動産経営を「成功」に導くために存在し、「成功」への伴走者であると考えています。
賃貸経営を成功させるためには、収益の最大化を実現できる不動産管理会社に相談されることを強くおすすめします。
オーナーさまの業務負担が少なくなるだけでなく、早く問題を解決することで安定した賃貸経営を実現することができます。
当社は設立以来20年近くオーナーさまの不動産経営を成功に導くための伴走支援を続けています。
賃貸管理会社の変更をお考えの方や、ご自身での管理に限界を感じている方、今の管理会社の対応に不満がある方は、エスタス管財にご相談ください。
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