管理のプロが教える。年間480万円のコスト削減手法

収益アップの方程式

　売上を上げ、経費を下げることに着手すれば、効率よく収益をあげることができます。収益アップの鉄則です。

　まず売上を上げるため着手したのが、長期空室の原因の解明でした。当事務所ビルの調査をしてみるとその原因は単純明解でした。まず、空室であることが周囲の仲介業者にすら知らされていない状況にあり、当然ながら募集条件も案内方法も知らされていない仲介営業マンが案内に動くことがなかったわけです。

周知のための営業活動が圧倒的に不足していたことが原因だと判明しました。速やかに営業活動を徹底したことで、収益を大きく改善する結果となりました。

　売上アップの見込みが立ったところで、次に着手したのが、経費面での調査です。特にこれまで、かけている経費の妥当性を確認することなく、見直しをしてこなかった場合、高コスト化で推移しているケースが多くあるので、まずはその実態の整理を行うため経費査定の実施です。

必要経費かどうかの判断

まず、経費を査定し整理する上で必要になるのが、経費の区分です。

収益を上げるためには経費を下げるのは有効策ですが、必要な経費まで削ることは愚策となります。注意が必要な経費は、売上に直結、または影響を与えるリフォーム費に代表される変動費です。

逆に積極的に削減を検討したいのが、毎月の固定費です。もちろん売り上げに連動してしないからと闇雲に経費を削ってはダメですが、削減手法を間違えない前提で、まず着手すべきは固定費になります。

固定費の削減への着手

　経費査定を実施した結果、当事務所ビルの数ある固定費の中でもっとも高コスト化していたのが受付業務の人員コストでした。

オーナーさまは受付担当者2名を直接雇用。この人員コストの負担は大きく、これを改善できれば、収益アップの効果は大きなものになることは予測できます。

調査の段階で、有人での受付サービスは各テナントにとっても限定的サービスであり、無人であっても大差ないとも映っていたため率直にお聞きすると、オーナーさまも以前から受付業務は不要ではないかと考えられ、廃止まで検討されていたそうです。しかし、前管理会社には話してもムダだと判断されていたので、相談はせず、急な変更で無理があってはいけないと、相当以前から受付廃止の可能性について受付担当の方たちにはお伝えされていたようです。

そのおかげか、管理会社の変更に伴い、受付業務のアウトソース化をお伝えしたところ、お二方ともに雇用契約の終了を気持ちよく了承していただきました。

第一弾削減　受付業務のアウトソーシング

　提供しているサービス内容と比べ、コストが高くあったとしても、これまであった有人の受付サービスを突然無くすことはできません。サービスの悪化と映ることには注意が必要です。

まずは、受付サービスをアウトソース化し、継続体制を作ることに着手します。改善の第一弾では受付業務の課題の把握と、無人受付に切り替えた場合の影響度合いを図ります。

複数のアウトソース業者へ見積もりを打診し、受付業務の適正価格の把握、競争してもらいつつ価格交渉を実施します。会議室予約ツールを活用するなど受付業務をより簡素化しアウトソース先を決定、運用を開始しました。

第一弾削減の成果

・受付人員2名分で毎月の約45万円のコスト削減

・アウトソース業者と毎月11万円で契約。

・毎月のコスト、約34万円の削減／年間コスト、408万円の削減に成功。

第二弾削減　受付業務の廃止

アウトソース化により、受付業務の簡素化がさらに進んだことで、残すべき業務と、無くしてもよい業務が明確になりました。

・スモールオフィスのため、電話取次は必須サービス

・来訪者の確認ができるようにインターフォンを全室モニター付きに交換

・不審来館者の是正は、防犯カメラとオートロックの移設で対応が可能

・荷物の預かりは、宅配ロッカー設置で対応が可能

コロナ禍で、オフィスでの非対面、非接触が謳われた時期とも重なり、無人受付化にほぼ異論なく、テナントの皆さんのご理解をいただくことができました。

第二弾削減の成果

・アウトソース業者との契約11万円を電話取次のみの契約とし、35,000円で再契約

・毎月のコスト、75,000円の削減／年間コスト、90万円の削減に成功。

まとめ

今回の受付業務の経費削減対策では、２段階のコストダウンで成果を出すことに成功しました。

しかし、この削減効果を得る為には、当然設備投資も必要でした。

　①宅配ボックス保守メンテ費用　10,000円／月

　②モニター付きインターホンへのリニューアル　約200万円　

　③オートロック電気錠移設　約30万円

　④防犯カメラ設置　約15万円

・この4つの投資額合計、約245万円。

新しく導入した宅配ボックスの保守メンテ費用、年間12万円を差し引いた上での削減効果は、約480万円であることから、投資金額をおよそ6か月で回収できる効果を生み出したことになります。

　今回、対策を2段階としたのには理由があります。性急すぎる削減は削減金額の効果は期待できるものの、周囲へ悪影響を及ぼすことが多くなります。良かれと思った改善も、改悪となる危険性があります。特に有人での受付サービスは、各契約テナントにとっては、元からあるサービスなので、契約テナントの声を無視して削減に向かえば、単なるサービスの低下と映ってしまい、賃料の減額交渉や契約解除までもあり得ることなので注意が必要でした。

無人受付化の理由の説明に加え、変更後のシステムとその体制、そのために必要な設備導入の実施を丁寧に説明したことで、テナントの皆さんにご理解いただき、現在もトラブルなく稼働しています。

また、今回のコストダウンで生まれた収益で、今後当事務所ビルで必要になるセントラルエアコンのリニューアルや、各階廊下の床、トイレのリニューアルなどへの費用積み立ても可能になりました。

　長期空室に悩まされ売却を勧められていた物件が、今では空室待ちの状態へと変わり、積極的に新たな設備投資を予定できるまでにキャッシュフローが改善、オーナーさまから劇的に変化したと喜んでいただくことができました。

当該物件のように大きな削減項目がたとえなくても経費を見直すことは、収益アップには有効です。特に毎月の固定費、ランニングコストは積み上がるコストになるので、その見直しは意外とバカにできない削減効果がでることがあります。

収益アップ、特に最大化を目指す場合、こうした経費削減行動なくしては達成が不可能だと考えられます。一見難しく思う削減行動もやってみれば、思いの外うまくいく場合があります。

今、ご所有されている物件の、現状の経費の査定、削減項目の洗い出しやその削減手法、それからその削減効果まで、より具体的に知りたい場合には、是非一度エスタス管財までお声がけください。